Abwicklung von Fehllieferungen im Warenausgang

Hallo zusammen,

ich wende mich an euch mit einer Frage zur Best Practice in einem bestimmten Logistikproblem, das uns derzeit beschäftigt. Trotz umfangreicher Kontrollen im Warenausgangsprozess passiert es gelegentlich, dass eine Palette irrtümlich in den falschen LKW verladen wird. Dies führt dazu, dass der Kunde die falsch gelieferte Ware reklamiert. In unserem System ist jedoch bereits sowohl die Lieferung als auch die Rechnung für den eigentlich bestellten Artikel verbucht.

Ich bin mir unsicher, wie ich diese Situation am besten buchhalterisch und logistisch handhaben sollte. Über die Verkaufsreklamation kann ich zwar die im System gebuchte Ware zurücknehmen und gutschreiben, aber wie gehe ich mit der physisch falsch gelieferten Ware um?

Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht oder eine Idee dazu?

Hallo,

das kann man pauschal nicht beantworten, aber im Fall einer Palette würde ich eine Verkaufsreklamation erstellen, und dem Kunden die zuschicken, damit er Sie sichtbar an der Palette anbringt.
Dann holst du die Ware ab/lässt sie abholen/zurückschicken.
Euer Wareneingang erstellt dann für die Reklamation einen Wareneingang, und frühstückt das ganze logistisch ab. Wo die Ware dann schlussendlich hingeht (QS, Schrott, Kommissionierlager) müsst Ihr dann entscheiden.

Die Reklamation wird mit dem Wareneingang als geliefert gebucht.
Das Fakturieren der Reklamation erstellt und bucht dann die Gutschrift.

Im Anschluss daran könnt Ihr euch dann überlegen, was Ihr mit der Palette, die sich wieder in eurem Bestand befindet, macht.

Man kann dem Kunden aber auch sagen, schmeiß die Ware weg, und du bekommst eine Wertgutschrift (via Sachkonto, dann muss man die Palette hinterher nicht ausbuchen). ( kann aber Probleme mit der Verkaufsstatistik machen, der Kunde hat mehr Ware bekommen als er tatsächlich hat.)

Oder geht es um den Fall, das NAV glaubt, das die Ware ganz wo anders ist?

Dann wird es kompliziert. Es hängt jetzt davon ab, wie integriert eurer Prozesse sind, und wie bürokratisch euer Lager, bzw. das des Kunden ist.
Im einfachsten Fall ruft ihr bei eurem Spediteur an, und sagt dem, das er bei eurem Kunden eine Palette abholen soll. Der bringt sie euch ins Lager und eure Mitarbeiter stellen die Palette wieder ins Lager.
Dabei gibt es u.U. schon das erste Problem, wenn euer Spediteur Frachtpapiere möchte.
Dann kann euer Kunde u.U. nicht mitspielen, weil er was schriftliches für sein Lager will.
Und zum Schluss weiß euer Lager mit der unmotiviert angelieferten Palette nichts anzufangen und schickt den Spediteur wieder weg.

Das einfachste in diesem Fall kann sein, nachträglich einen VK-Auftrag für die falsch gelieferte Palette zu erstellen, ihn zu buchen, und dann das ganze als normale Reklamation (siehe oben) abzuwickeln.
Dann müsst ihr eure Prozesse nicht zu sehr verbiegen.

Aber es kann dazwischen noch hundert andere Wege geben, weil eure Ware nicht mitspielt (verderblich) oder weil die Software bestimmte Dinge nicht kann oder erfordert (z.B. Spedtionsanbindung und -Abrechnung),....

Gruß Fiddi

Danke, @fiddi, für deinen Input.
Ein konkretes Beispiel:
Nehmen wir an, im Verkaufsauftrag ist Artikel A gelistet, und entsprechend wird auch eine Lieferung sowie eine Rechnung für diesen Artikel erstellt. Tatsächlich (fälschlicherweise) geliefert wird jedoch Artikel B, woraufhin der Kunde meist die Annahme verweigert. Der Spediteur bringt in Absprache mit uns die Ware dann zurück. Über die Verkaufsreklamation kann Artikel A systemtechnisch korrekt storniert werden.

Deine Idee, für Artikel B einen separaten Verkaufsauftrag anzulegen und darüber eine Reklamation zu erstellen, finde ich sehr gut. Das ermöglicht uns nicht nur, den Fall korrekt abzubilden, sondern auch solche Vorfälle gezielt auszuwerten.