Unternehmenseinheiten Konfiguration

Hallo zusammen

ich habe mal eine Frage zum Thema Unternehmenseinheiten.

In unserem unternehmen gehören mehrere IT Firmen zusammen.
Über allem steht eine "Mutter-Firma" als Holding.

In unserem Unternehmen haben wir ein CRM 2011 System, welches die anderen Firmen mitnutzen sollen.

Nun habe ich bereits mehrere UEs erstellt, und als höher gestellte UE immer wieder unsere Mutterfirma (UE) eingestellt.

Anschließend habe ich einen Test User erstellt in der UE2. Wenn ich mich nun mit diesen Testuser anmelde, sehe ich dennoch alle daten die ich mit UE1 Usern angelegt habe.

Sinn der Sache ist es, dass Jede Unternehmenseinheit von einander getrennt arbeiten kann. Lediglich die Höher gestellte UE der Mutterfirma soll alles überblicken können..

Hoffe ihr könnt mir helfen.

Danke!!

Hallo DNeumann,

das geht. Ich unterstütze auch gerade ein Systemhaus, die mit deutscher Zentrale und Niederlassungen in China, Japan, US und UK die Datenbestände differenziert bearbeiten.
Die relevanten Schalter sind die Anordnung der UE, die Zuordnung der Mitarabeiter zu den einzelnen UE's sowie der Freigabeumfang (Benutzer, Organisationeinheit, OE und untergeordnet, Gesamt-Organisation)

Es gibt die Mutter als übergeordnete UE. Dort sind aber als Benutzer nur die GF und die Systemadmins zugeordnet. Diese Mitarbeiter haben Freigaben in den Sicherheitsrollen, die die Datenbearbeitung über die gesamte Organisation erlauben.

Es gibt in der zweiten Ebene 5 untergeordnete UE's - eine für die produktiven Mitarbeiter der dt. Zentrale und jeweils eine für jede Niederlassung. An diesen UE's hängen die Vertriebsmitarbeiter der Zentrale bzw der Niederlassungen. Jeder Mitarbeiter der untergeordneten UE hat eine Sicherheitsrolle, dass er die Adressdaten in seiner Organisationeinheit bearbeiten darf (halb gelb). Bei der Leserechte für Firmen und Kontakte darf jeder die Daten der gesamten Orgisation lesen. Damit findet er Firmen/Kontakte, die Kollegen in andern UE bereits erfasst haben. Das verhindert Doppelerfassungen, weil jeder die globale Kunden/Ansprechpartner finden kann. Aber die Stammdaten pflegen darf nur die UE des Besitzer. Es darf aber jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Kontakt er in sein persönliches OL-Adressbuch (->Smartphone) übertragen haben möchte. Der Benutzer kann aus allen Kontakten wählen - auch wenn er sie nur lesen aber nicht ändern darf. Für die Erfassung der Outlook-Wunsch-Zuordnungen haben wir eine Custom-Entität erzeugt, die dann die OL-Snyc verwaltet.

Hallo Markus Mueller,

vielen dank erst ein mal für deine Antwort!

Jetzt bin ich etwas verwirrt, versteh ich das richtig, dass es nicht reicht wenn ich eine Unternehmenseinheit erstelle??
Ich habe beim Google'n einen Beitrag von Herrn Michael Sulz gefunden, dort stand man muss einen " Bereitstellungs Manager" aufrufen.

Heißt das, ich muss erst eine "Organisation" in diesem Bereitstellungs-Manager erstellen und dem dann nachher eine z.B. gleichnamige Unternehmenseinheit zuordnen ?

Bei uns ist es der Fall, das wir daten migriert haben aus unserem alten System, diese Daten gehören zu unserer eigenen Firma, muss die zuerst angelegte Firma die übergeordnete OE sein? Weil die Daten sollen ja bei uns bleiben.

Weil ich würde dann 2 Organisationen erstellen und eine davon ist die Holding!

Wie kann ich dann später darauf zugreifen? URL eingabe ? Oder kann ich die Normale server url eingeben und dann kommt eine Abfrage?

Vielen Dank für eure Unterstützung!

Hallo,

Ich habe beim Google'n einen Beitrag von Herrn Michael Sulz gefunden, dort stand man muss einen " Bereitstellungs Manager" aufrufen.
Heißt das, ich muss erst eine "Organisation" in diesem Bereitstellungs-Manager erstellen und dem dann nachher eine z.B. gleichnamige Unternehmenseinheit zuordnen ?

Nein, eine zweite Organisation benötigst du nur, wenn du tatsächlich zwei getrennte CRM Systeme mit völlig getrennten Daten erhalten möchtest.

Jetzt bin ich etwas verwirrt, versteh ich das richtig, dass es nicht reicht wenn ich eine Unternehmenseinheit erstelle??

Doch, für deine Anforderung sollte das reichen.
Du musst aber auch die Rollenrechte der Benutzer so einstellen, das sie nicht alle Daten aller Organisationen (Standard) sehen können sondern nur die Daten ihrer Organisation.

Ihr müsst euch aber auch Gedanken darüber machen, wie ihr mit Datensätzen umgehen wollt, die in mehreren Organisationseinheiten genutzt werden. Sollen diese doppelt angelegt werden, sieht die Holding dauernd doppelte Datensätze und bekommt keinen Überblick.

Guten Morgen Herr Sulz,

ich habe mir gerade eine neue Organisation erstellt, welche ich nun direkt wieder deaktivieren werde, wenn ich sie nicht brauche.
Nun habe ich mir das Fenster der UE nochmal angeschaut, sehe aber kein Feld wo ich Rechte einstellen könnte.

Muss man hierzu neue Sicherheitsrollen erstellen und den Usern zu weisen??


Andere Frage zum Thema
ich musste feststellen, dass der jenige der die OE damals für uns erstellt hatte im Zuge der Installation einen Rechtschreibfehler hinterlassen hat. Kann ich diesen
irgendwie beheben? Bzw ich würde gern hingehen und das ganze umbenennen auf die Holding und den Rest dann als UE betrachten.

Danke im voraus!

Hallo DNeumann,

Ihr benötigt nur eine CRM-Instanz - diese konfiguriert man mit dem Deployment-Manager.

Vermutlich hast du den Bereich für die UE bereits gefunden. Als Admin beim CRM anmelden: Bereich Einstellungen /System / Verwaltung / Unternehmenseinheiten. Dort gibt es bereits die Root-Unternehmenseinheit. Die 5 untergeordneten UE kannst du anlegen und jeweils im Detailsdialog die Root-UE als übergeordnetes Unternehmen eintragen. Hier kann man eine beliebige Hierarchie aufbauen. Und die Bezeichnungen der UE (mit Rechtschreibfehler) kann man ändern.

Man muss jedem Benutzer einer UE zuordnen und dann auch Sicherheitsrollen zu dem Benutzer zuordnen. So erhälst du in einer CRM-Instanz die Möglichkeit, die einzelnen Anwender zu einer passenden UE zuzuordnen und dann auch die Sicherheitsrollen nach deinen Anforderungen abzustimmen.

Grundsätzlich kannst du nur die Sicherheitsrollen anpassen, die an der ROOT UE hängen. Diese Rollen werden dann an die Untergeordneten UE vererbt. Man kann einen Benutzer, der einer untergeordneten UE zugeordnetet, die vererbte Rolle zuweisen. Ob man neue Sicherheitsrollen definierren muss, hängt davon ab, ob sich die Berechtigungen zwischen den UE unterscheiden sollen. Es ist sinnvoll, eine Basisrolle zu definieren und dann Sonderrechte einzeln über neue Rollen zuzuweisen.

Meine Root UE ist unsere eigene Firma, diese soll aber nicht über allem stehen.
Und das bekomme ich gerade irgendwie nicht hin. Wenn ich eine neue UE erstelle muss ich eine übergeordnete nehmen und da geht dann nur die Root oder eine andere. Theoretisch müsste ich eine andere UE als Root definieren.

Oder ist es problematisch wenn ich einfach eine UE erstelle "Unterfirma1" und dort alle User reinpacke die aktuell in der Root sind (Soll= Holding).
Weil dann könnte ich ja theoretisch alle User umziehen und dann müsste ich nur noch sehen das die user nach wie vor an die daten dran kommen die sie in der Root haben.... das klingt alles irgendwie fehlerhaft

Vielleicht zur Übersicht:

Aktuell:

Unterfirma1 Kein übergeordnetes Unternehmen (Standard nach Installation - Hier befinden sich alle Daten und User!!!)
Holding Übergeordnete Firma: Unterfirma1 (was ja quatsch ist)


Soll:

Holding Kein übergeordnetes Unternehmen ( Hier kommen später die GFs usw rein und Mitarbeiter der Holding)
Unterfirma1 (Alle User und Daten wie oben, nur halt untergeordnet)
Unterfirma2 (ebenfalls untergeordnet, hierzu werden im nachgang die User erstellt und die fangen dann theoretisch komplett neu an imCRM)


Vllt. hilft euch das damit ihr mir helfen könnt Will ungern das CRM lahm legen

Hallo DNeumann,

du kannst auch gut auf 3 Ebenen geht. Der Root-UE ordnest du nur die Systemadministratoren zu. (Alle anderen Mitarbeiter ziehen später dann zu andern UE um)
Dann erstellst Du eine UE "Holding" in einer zweiten Ebene. Als Mutter trägst du die Root-UE ein. Der UE "Holding" werden dann die Mitarbeiter der Holding zugeordnet, die alle Daten der Töchter sehen sollen.
Dann erstellt du für jede Tochter eine weitere UE. Dabei wird jedesmal die UE-Holding als übergeordnete UE eingetragen. Damit erhälst du eine dritte Ebene.

Alle Mitarbeiter der der Root-UE und der Holding erhalten eine Sicherheitsrolle, die mindestens eine Datenbearbeitung in der eigenen und den untergeordneten UE erlaubt.
Die Mitarbeiter der UE in der dritten Ebene erhalten maximal eine Sicherheitsrolle, die das Bearbeiten von Daten der eigenen UE erlaubt.
Hier musst du noch den Sonderfall überlegen, ob es Holding-Mitarbeiter gibt, die nicht alle Daten der Töchter sehen dürfen. Dafür gibt es (mind.) zwei Ansätze: Du kannst eine neue UE "Operative Holding" analog zu den Töchtern bilden. Oder die operativen Mitarbeiter der Holding erhalten eine Sicherheitsrolle mit reduzierten Zugriff. Ansatz 1 ist in meinen Augen leichter nachvollziehbar.

Theoretisch könnte ich ja die alte Root UE umbennenn in die Holding und dann 2 untergeordnete UEs erstellen.

Kann ich dann irgendwie sagen, ok die daten und Mitarbeiter die vorher in der Root waren gehören nun alle zu der UE1 oder so??

Weil das wäre ja das simpelste in meinen augen