[Gelöst] Handhabung einer fix definierten Stellvertretung

Hallo liebe Community,

Ich bin neu im Forum, daher zuerst ein "Hallo" aus der Schweiz...

Wir haben erst kürzlich CRM 2011 implementiert und derzeit überlege ich mir, wie wir unsere fest definierte Stellvertretung via CRM in den Griff bekommen.
Meines Erachtens gibt es dazu verschiedene Ansätze. Da vermutlich auch andere dies praktizieren, wollte ich mal nachfragen, wie das mit 2011 üblicherweise praktiziert wird.

Situation:
Wir agieren relativ schnell – nicht in Tagen/Wochen, sondern in Stunden und arbeiten mit Cases und Aktivitäten. Wenn ein Mitarbeiter in einer Schulung, in einem Meeting, Krank, im Urlaub, auf Kundenbesuch oder abrupt am Troubleshooten ist etc. muss die Arbeit des zu vertretenden Mitarbeiters umgehend ersichtlich sein. Wir haben derzeit eine 3-stufige Stellvertretung. Wenn MA1 weg ist, macht MA2 die Arbeit, wenn MA2 auch weg ist, gibt es MA3 der die Arbeit übernimmt.
Ps: Wir arbeiten ohne Queues, da unser Produkt enorm umfangreich und die Verantwortlichkeiten nach verschiedenen Bereichen und Ländern definiert sind.

Möglicher Ansatz:
Derzeit arbeitet jeder Mitarbeiter - wenn überhaupt - mit einer eigenen Liste oder einem eigenen Dashboard. Ich hätte dies gerne vereinfacht / vereinheitlicht, sodass ein dynamisches Dashboard vorgegeben/geshared werden kann.
Meine Intention war, die Stellvertretung als SubGrid oder User-Lookup 1/2 irgendwo abzubilden, die Personen sind ja namentlich bekannt und als User vorhanden. Somit könnten diese in eine dynamische Liste View und so in ein dynamisches Dashboard gezogen werden. Wenn die Stellvertretung aufgrund einer Verschiebung/Kündigung wechselt, müsste dies nur an einem Ort geändert werden. Der Vorteil: Alle Mitarbeiter könnten dasselbe Dashboard verwenden, welches Listen beinhaltet, die auf "equals current user" und "equals stellvertretung 1" und/oder "equals stellvertretung 2" filtern.

Wie löst Ihr die Stellvertretung?

Gruss!

Update: Mögliches Dashboard angehängt...

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Hallo,

und erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum

Ich würde diese Anforderung über ein entsprechendes Team lösen. Dann müssen die Besitzer der Datensätze nur im Team sein und können so von allen Mitgliedern des Teams kurzfristig angezeigt werden.
Wenn ihr noch die Unterscheidung nach Benutzer und Teams benötigt würde ich ein zusätzliches Feld anlegen, in dem ich dann den Benutzer speichern würd, Besitzer des Datensatzes wäre dann das Team.

Hallo Michael

Danke für deine Ausführung. Die Version, Teams zu verwenden hatte ich mir auch schon überlegt. Dies bedeutet jedoch, dass ich für jeden User ein entsprechendes Team mit je 2 Teammitgliedern anlegen müsste. Zu den bereits existierenden 100 Teams kämen so ungefähr 400 dazu Der Besitzer eines Datensatzes muss bei uns zwingend ein User (Person) sein.

Ich gehe davon aus, dass CRM im Grundgedanken davon ausgeht, eine Stellvertretung über Listansichten/Dashboards zu zeigen.
Da kommt mir gerade in den Sinn, dass ich unter den Usern ev. mit Connections arbeiten könnte... Also den Besitzer mit 2 anderen Usern als "Stellvertretung" verküpfen könnte... Ich probier das mal auf dem Testsystem...

Gruss Patrick

Hallo

Wir haben das Thema mit der Stellvertretung über die Connections gelöst - funktioniert wunderbar
Dazu habe ich eine Rolle "Deputy 1" und "Deputy 2" angelegt. Also Stellvertreter 1.Grades und Stellvertreter 2.Grades - dies erlaubt uns, die User untereinander zu verknüpfen.
Somit sind auch dynamische Listen/Dashboards möglich, ohne neue Felder zu erstellen.

Anbei die Kriterien für die entsprechende Liste.

Schönes Weekend.

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