benutzerdefinierte Handbücher einbinden
21. März 2013 12:21
Hallo zusammen,
auf meiner Suche nach Informationen bezüglich MS Dynamics CRM 2011 bin ich auf dieses Forum gestoßen und konnte schon die ein oder andere nützliche Information mitnehmen. Wir arbeiten seit gut einem Jahr mit dem Produkt (mit 1 Jahr Vorlaufzeit, in der ich aber noch nicht involviert war). Seit ein paar Monaten bin ich nun vollständig zuständig (vorher eine Art Key User). Habe mich bereits viel in das Thema anhand 2er Bücher eingelesen, aber leider kein richtiges (externes) Training gehabt.
Nun zu meinem Anliegen:
Wir haben diverse benutzerdefinierte Entitäten (Besuchsberichte, Wettbewerbsinformationen, via iframe eingegliederte Dashboards, etc.). Dazu existieren selbstverfasste (umfangreiche) Benutzerhandbücher als Word oder PDF Dateien. Ich betreue momentan 4 verschiedene Länder und es kommt ständig vor, dass ich sage "Info steht im Handbuch" und dann werde ich gebeten, es nochmal zu verschicken, weil es mal wieder nicht gefunden wird. Einen gemeinsamen Server gibt es jedoch nicht. Nun möchte ich mich ein wenig unabhängiger machen und die jeweils aktuellste Version der Handbücher (es gibt mehrere) direkt im CRM zur Verfügung stellen. Die User sollen dann bei Bedarf dazu in der Lage sein, die Dateien dort herunter laden zu können.
Ich hatte dabei an die Vertriebsdokumentation gedacht. Jedoch scheint mir das ein wenig benutzerunfreundlich zu sein, weil ich dann an die jeweilige Dokumentation (in der höchstens das Inhaltsverzeichnis stehen wird), noch eine "Vertriebsanlage" anfügen muss. Erst an diese Anlage kann ich dann meinen eigentlichen Anhang anfügen, der dann herunter geladen werden kann. Ich finde, das sind dann recht viele Klicks (aus Enduser-Sicht), um ans Ziel zu gelangen. Zumal ich leider in vielen Fällen vom DAU ausgehen muss, der sich nicht merken kann, dass man dann den eigentlichen Anhang unter der "Vertriebsanlage" findet.
Gibt es eine Standardlösung, mit der ich mein Anliegen sinnvoller lösen könnte oder verstehe ich den Sinn- und Zweck der Vertriebsdokumentationen generell falsch und sie sind gar nicht für sowas gedacht?
Oder müsste ich hingehen und eine eigene Entität (Handbücher bzw. allgemeine Dokumente) entwickeln (lassen) um ans Ziel zu kommen?
Vielleicht findet sich ja hier jemand, der einen ähnlichen Fall in seinem Unternehmen hat.
Vielen Dank im Vorraus,
Viele Grüße,
Maren
auf meiner Suche nach Informationen bezüglich MS Dynamics CRM 2011 bin ich auf dieses Forum gestoßen und konnte schon die ein oder andere nützliche Information mitnehmen. Wir arbeiten seit gut einem Jahr mit dem Produkt (mit 1 Jahr Vorlaufzeit, in der ich aber noch nicht involviert war). Seit ein paar Monaten bin ich nun vollständig zuständig (vorher eine Art Key User). Habe mich bereits viel in das Thema anhand 2er Bücher eingelesen, aber leider kein richtiges (externes) Training gehabt.
Nun zu meinem Anliegen:
Wir haben diverse benutzerdefinierte Entitäten (Besuchsberichte, Wettbewerbsinformationen, via iframe eingegliederte Dashboards, etc.). Dazu existieren selbstverfasste (umfangreiche) Benutzerhandbücher als Word oder PDF Dateien. Ich betreue momentan 4 verschiedene Länder und es kommt ständig vor, dass ich sage "Info steht im Handbuch" und dann werde ich gebeten, es nochmal zu verschicken, weil es mal wieder nicht gefunden wird. Einen gemeinsamen Server gibt es jedoch nicht. Nun möchte ich mich ein wenig unabhängiger machen und die jeweils aktuellste Version der Handbücher (es gibt mehrere) direkt im CRM zur Verfügung stellen. Die User sollen dann bei Bedarf dazu in der Lage sein, die Dateien dort herunter laden zu können.
Ich hatte dabei an die Vertriebsdokumentation gedacht. Jedoch scheint mir das ein wenig benutzerunfreundlich zu sein, weil ich dann an die jeweilige Dokumentation (in der höchstens das Inhaltsverzeichnis stehen wird), noch eine "Vertriebsanlage" anfügen muss. Erst an diese Anlage kann ich dann meinen eigentlichen Anhang anfügen, der dann herunter geladen werden kann. Ich finde, das sind dann recht viele Klicks (aus Enduser-Sicht), um ans Ziel zu gelangen. Zumal ich leider in vielen Fällen vom DAU ausgehen muss, der sich nicht merken kann, dass man dann den eigentlichen Anhang unter der "Vertriebsanlage" findet.
Gibt es eine Standardlösung, mit der ich mein Anliegen sinnvoller lösen könnte oder verstehe ich den Sinn- und Zweck der Vertriebsdokumentationen generell falsch und sie sind gar nicht für sowas gedacht?
Oder müsste ich hingehen und eine eigene Entität (Handbücher bzw. allgemeine Dokumente) entwickeln (lassen) um ans Ziel zu kommen?
Vielleicht findet sich ja hier jemand, der einen ähnlichen Fall in seinem Unternehmen hat.
Vielen Dank im Vorraus,
Viele Grüße,
Maren
Re: benutzerdefinierte Handbücher einbinden
22. März 2013 13:56
Hallo Maren,
erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum
Die Entität Vertriebsdokumentation ist nicht für Handbücher gedacht, könnte aber dafür verwendet werden. Der eigentliche Zweck dieser Entität ist die, das es eine zentrale Stelle für Vertriebsdokumentationen, Handbücher, Preislisten, etc. gibt., die ein AD-Mitarbeiter mit dem Offline Client auch Offline zur Verfügung hat.
Aus heutiger Sicht würde ich dafür einen SharePoint Server verwenden, da dieser deutlich flexibler ist.
Die Hilfe des CRM Systems kann durch einen Admin angepasst werden, näheres dazu steht im SDK.
Allerdings können dort keine PDF- und/oder Word-Dokumente direkt eingehängt werden, da die CRM Hilfe auf HTML basiert und somit die Doku im HTML-Format vorliegen muss. Der Vorteil ist aber, das diese Hilfe auf den Context reagiert und somit immer passend angezeigt werden kann.
erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum
Die Entität Vertriebsdokumentation ist nicht für Handbücher gedacht, könnte aber dafür verwendet werden. Der eigentliche Zweck dieser Entität ist die, das es eine zentrale Stelle für Vertriebsdokumentationen, Handbücher, Preislisten, etc. gibt., die ein AD-Mitarbeiter mit dem Offline Client auch Offline zur Verfügung hat.
Aus heutiger Sicht würde ich dafür einen SharePoint Server verwenden, da dieser deutlich flexibler ist.
Die Hilfe des CRM Systems kann durch einen Admin angepasst werden, näheres dazu steht im SDK.
Allerdings können dort keine PDF- und/oder Word-Dokumente direkt eingehängt werden, da die CRM Hilfe auf HTML basiert und somit die Doku im HTML-Format vorliegen muss. Der Vorteil ist aber, das diese Hilfe auf den Context reagiert und somit immer passend angezeigt werden kann.
Re: benutzerdefinierte Handbücher einbinden
25. März 2013 17:17
Michael Sulz hat geschrieben:Der eigentliche Zweck dieser Entität ist die, das es eine zentrale Stelle für Vertriebsdokumentationen, Handbücher, Preislisten, etc. gibt., die ein AD-Mitarbeiter mit dem Offline Client auch Offline zur Verfügung hat.
Hallo Michael,
Danke für deine Antwort und dein Willkommen! Grade deswegen hatte ich ja gedacht, ich kann es für Handbücher verwenden, da du es ja auch so definierst. Aber so ist es leider nicht sehr flexibel.
Share Point nutzen wir leider nicht. Denke auch nicht, dass wir das kurzfristig realisieren könnten. Die Organisation ist in solcher Hinsicht recht träge. Modifizierung der tatsächlichen Handbücher via SDK wäre natürlich eine Möglichkeit. Das müsste ich mir mal anschauen. Von HTML versteh ich grundsätzlich schon was. Eine Möglichkeit für PDFs wäre mir nach wie vor aber fast lieber.. Hm...
Danke!