Serviceaktivität - Termine für Service

Hallo,
nach dem Upgrade auf die 4.0 muss ich mich ein paar Änderungen auseinandersetzten, bei denen ich Eure Hilfe benötige:

-1- Serviceaktivitäten planen soll von allen möglich sein, jedoch die Termine für den Service nur von einigen erstlltbar sein.
Gibt es einen eine Art workaround - über Rollen gibt es scheinbar keine Möglichkeit den Zugriff einzuschränken?

-2- Email Benachrichtigung eines Mitarbeiters bei neuen Anfragen, Zuweisungen, etc.
Über Workflow, aber wie?

Bin über jeden Hinweis dankbar, VOrkenntnisse sind von 1.x vorhanden, zu 4.x ein Quantensprung...

Gruß
Andreas

Hallo Andreas,

erst einmal herzlichen Willkommen in unserem Forum.

Der Sprung von 1.x auf 4.0 ist wirklich ein Quantensprung, da hat sich ja so ziemlich alles geändert.

-1- Serviceaktivitäten planen soll von allen möglich sein, jedoch die Termine für den Service nur von einigen erstlltbar sein.
Gibt es einen eine Art workaround - über Rollen gibt es scheinbar keine Möglichkeit den Zugriff einzuschränken?

Da ist mir keine Lösung bekannt. Sobald der Benutzer das Recht hat, Serviceaktivitäten zu planen, kann er auch Termine vergeben.

-2- Email Benachrichtigung eines Mitarbeiters bei neuen Anfragen, Zuweisungen, etc.
Über Workflow, aber wie?

Genau, über Workflow ist völlig richtig. EIn Workflow kann auf die Aktion "zuweisen" reagieren, und genau das machst du, wenn du einen Mitarbeiter eine Aufgabe oder Anfrage zuweist.

Hallo,

zu -1- schade. Die erstellen und passen sich Aufgaben ihren Bedürfnissen an, da komt es oft zu Überschneidungen.

zu -2- dann müsste ich folglich für jede Entität und für jeden Benutzer ein eigenes Workflow erstellen?

z.B. Entität: Serviceaktivität
Bereich: Organisation
Starten bei Datensatz wird erstellt & Datensatz wird zugewiesen

Schritte:
Serviceaktivität - Besitzer - gleich - xyz
Schritt: neue Email erstellen

Gruß
Andreas

Hallo Andreas,

du mußt für jede Entität einen Workflow anlegen. Du kannst aber im dem Schritt "E-Mail versenden" den Empfänger über die Platzhalter-Funktion automatisch ermitteln lassen. (z.B. E-Mail an den (neuen) Besitzer nach einer Zuweisung).

Gruß Markus

Hallo Markus,

dauert etwas einwenig, finde mich aber immer besser zurrecht...learning by doing...
Der Email-Router hat noch etwas Schwierigkeiten bereitet. Das ausgehende Mailing funktioniert jetzt einwandfrei.

Frage zu Deinem Tip: platzhalterfunktion
Die dynamischen Werte in den Mailtext einzubinden, habe ich verstanden.
Die "Platzhalterfunktion" für "VON" und "AN" jedoch nicht.

"VON" wäre der alte Besitzer vor Zuweisung.
"AN" wäre der neue Beitzer nach Zuweisung.

Wie sehen diese "Platzhalterfunktionen" aus?

Gruß
Andreas

Hallo Andreas,

ich mache das an einen Beispiel "Workflow für die Entität Aufgabe".

Den Workflow für Aufgaben neu erstellen, dann Schritt hinzufügen und dafür "E-Mail-Senden" auswählen

Dann "neue Nachricht erstellen" auswählen und Eigenschaften festlegen. Mit der Maus in das Feld "An" springen (damit wird der Bezug hergestellt, dass die folgende Eingaben über den Formular-Assistenten auf der rechten Seite in dem Feld landen)

Weitere Schritte im Im Formularassistenten:
Bei "Suchen Nach" = Aufgabe setzen (weil Du ja einen Wert aus dem Datensatz verwenden willst)
Im Feld Darunter werden dir 4 Felder angeboten (Das sind die 4 Felder, die in der Tabelle Aufgabe vom gleichen Typ GUID sind wie das Zielfeld An). Da es nach Alphabet geht, ist hier der Wert Besitzer korrekt (Das ist der Mensch, der nun die Aufgaben zu erledigen hat)
Also "Besitzer" auswählen und auf "Übernehmen" drücken. Der Ausdruck "Besitzer" wandert in das Feld darunter. Dann noch auf OK drücken und dann wird das Zielfeld "An" mit einem gelben Balken und dem Funktionshinweis {Besitzer(Aufgabe)} gefüllt.

Bei Feld "Von" definiere ich im Regelfall "Geändert von(Aufgabe)". Es würde auch der Ersteller des Datensatzes gehen. Über eine Bedingung kann man noch die E-Mail-Anzahl reduzieren. Falls sich jemand selbst Aufgaben zuweist, dann braucht er dafür keine Mailbenachrichtigung.

Gruß Markus

Hallo Markus,

besten Dank, die Tests verliefen durchweg positiv.
Bei den Entitäten klappt vorab auch die Abfrage ob der Besitzer xyz auch der Eigentümer ist, bevor die Email verschickt wird.
Bei der Entität Service kann ich diese Abfrage jedoch nicht durchführen. Dort stehen nur die Werte erstellt von und geändert von zur Verfügung.

Gruß
Andreas