[gelöst] Neuen Datensatz in Workflow öffnen

Hallo zusammen!

Ich habe folgendes Problem: Ich möchte den Benutzern unseres Servicedesks die Möglichkeit geben, aus einer Anfrage heraus eine Mail an den zugehörigen Kunden zu senden, um diesem z.B. die Anfragenummer mitzuteilen. Dies könnte man ja prinzipiell schön über einen Workflow machen, der für Benutzung "bei Bedarf" freigegeben ist. Mein Problem ist nur, dass die E-Mail-Adresse, an die gesendet werden soll, nicht zwingend im CRM hinterlegt ist; ich muss den Benutzern also die Möglichkeit geben, diese in der Mail noch einzugeben. Ich habe also in einem Workflowschritt eine neue E-Mail-Aktivitäe angelegt und dort alles außer dem An-Feld ausgefüllt. Das klappt so weit auch, aber dann müssen die Benutzer immer erst in Aktivitäten gehen und dort diese neue Aktivivtät öffnen, bevor sie die Empfänger-Adresse eintragen und die Mail versenden können. Daher die Frage:

Gibt es eine Möglichkeit, die im Workflow neu angelegte Aktivität automatisch zu öffnen?

Viele Grüße,
Daniel

Zuletzt geändert von DanP am 30. September 2010 13:42, insgesamt 1-mal geändert.

Hallo Daniel,

warum erstellst Du nicht einfach eine E-Mail-Vorlage anstatt das ganze über einen "Workflow bei Bedarf" zu realisieren?
E-Mail-Vorlagen gibt es wenigstens im Gegensatz zu Aufgabenvorlagen...

Gruß
Andreas

Hi Andreas,

an eine E-Mail-Vorlage habe ich auch schon gedacht und habe auch schon eine angelegt. Mein Problem ist nur, dass die Benutzer direkt aus dem Anfrag-Formular heraus die E-Mail öffnen können sollen. Gibt es da eine Möglichkeit, die Vorlage direkt aufzurufen? Vielleicht über einen Button in der ISV-Konfiguration?

Viele Grüße,
Daniel

Button weiß ich nicht ob geht (Michael sollte da Bescheid wissen), aber wenn nicht dann auf jeden Fall ein Ja/Nein-Attribut auf dessen OnChange-Ereignis man mit dem Öffnen der Vorlage reagieren könnte. Allerdings hättest Du beim Erstellen der Anfrage in der E-Mail ja noch keinen Bezug zur Anfrage, weil diese ja eben erst erstellt wird. Und auch keine Anfragenummer, die Du per E-Mail überhaupt versenden könntest. Also würde das auch erst NACH dem Anlegen der Anfrage gehen. Und wenn man sowieso die Anfrage neu öffnen muss, dann kann man meiner Meinung nach auch gleich eine neue E-Mail mit Vorlage erstellen. Aber ist Ansichtssache...

Dass die Anfrage bereits erstellt sein muss, ist richtig, ist aber auch kein Problem. Der Ablauf ist beispielsweise folgender:
- Ein Kunde ruft an und meldet irgendwas
- Servicedesk nimmt den Anruf entgegen und legt nebenbei eine neue Anfrag für den Kunden an, die das Problem beschreibt und speichert diese
- Servicedesk schickt dem Kunden eine Mail mit Anfragenummer und festgelegtem Text

Das ist natürlich über die vorhandene Funktionalität möglich, aber ich finde es halt ein bisschen umständlich:
- Der Benutzer müsste im Aktionen-Menü "Aktivität hinzufügen" und dann "E-Mail" wählen.
- Dann klickt er auf "Vorlage einfügen".
- Dann muss er sich entscheiden, ob er eine Vorlage für den Empfänger (hier ist jetzt die Firma vorausgewählt) oder den Bezug (die Anfrage) benutzen will.
- Als nächstes muss er dann noch aus der Liste der Vorlagen die richtige auswählen.

Viel zu viele Klicks und viel zu viele Möglichkeiten, etwas falsche anzuklicken. Das geht bestimmt in einem Drittel der Fälle schief. Super wäre also ein Button, der automatisch eine neue Mail aus einer fest vorgegebenen Vorlage öffnet.

Hallo,

vllt kannst du über die ISV Konfig einen Button in dem Anfrage-Formular erstellen. Und dann in der Art die URL der Emailaktivität übergeben:

http://srv03:5555/tw-elektric/activitie ... x?partyid={7AE300FD-6798-DE11-A895-00237D2ECAB3}&partyType=1&partyName=GO%20Engineering%20GmbH&pId={446B8490-6A53-DF11-BEED-00237D2ECAB3}&pType=10002&pName=415322

Hier öffnet sich bei uns automatisch eine neue Aktivität (Email) mit dem Bezug zum Auftrag/Angebot 415322 und als Empfänger der Kunde.
So in der Art könnte man dein Problem bestimmt auch lösen.

Wir können aus unserem ERP von jedem Angebot/Auftrag direkt eine Aktivität starten! Da wird alles über die URL übergeben. Emailinhalt und Betreff sind sicher auch möglich zu definieren.

An sowas in der Art hatte ich auch schon gedacht, aber ich weiß nicht, wie ich den E-Mail-Text da rein bekommen soll. Vor allem soll dieser ja auch vernünftig formatiert sein. Wenn ich der URL irgendwie mitgeben könnte, dass eine (und welche) E-Mail-Vorlage benutzt werden soll, wäre das Problem wahrscheinlich auch gelöst, aber ich weiß nicht wie.

Ideen?

Viele Grüße,
Daniel

An sowas in der Art hatte ich auch schon gedacht, aber ich weiß nicht, wie ich den E-Mail-Text da rein bekommen soll. Vor allem soll dieser ja auch vernünftig formatiert sein. Wenn ich der URL irgendwie mitgeben könnte, dass eine (und welche) E-Mail-Vorlage benutzt werden soll, wäre das Problem wahrscheinlich auch gelöst, aber ich weiß nicht wie.

Ideen?

Viele Grüße,
Daniel

Okay, ich habe es gerademal durchgedacht. Du kannst es so wie ich oben geschrieben habe machen. Dann öffnet sich die Aktivität - Email, hier hast du schon mal die Grundinfos über die URL zugewiesen, sprich Empfänger und Bezug. Nun musst du nur noch auf "Vorlage einfügen" und wählst die gewünschte Vorlage aus.

Damit müsste es doch gut gehen, oder?

Ja, gehen tut das. Ich würde nur gerne vermeiden, dass die Benutzer eine Vorlage auswählen müssen. Denn wenn die die Wahl haben, treffen die bestimmt auch öfter mal die falsche Wahl...

Ja, gehen tut das. Ich würde nur gerne vermeiden, dass die Benutzer eine Vorlage auswählen müssen. Denn wenn die die Wahl haben, treffen die bestimmt auch öfter mal die falsche Wahl...

Okay, verstehe...
Vllt kann man das auch direkt per JavaScript hinterlegen. So dass man per URL den Empfänger, Bezug und den Namen der Vorlage übergibt.
Aber da dürfte sich der Michael besser mit auskennen. Soweit reicht mein aktueller Kenntnisstand nicht aus ;)

Hat sonst vielleicht noch jemand eine Idee? Michael?

Viele Grüße,
Daniel

Hallo,

ich würde das wahrscheinlich üer eine eigene ASPX-Seite realisieren. Diese nimmt die entsprechenden Daten auf und erstellt dann daraus die eMail und ordnet diese dem Kunden zu. Damit ist man extrem flexibel und kann eigentlich alle Anforderungen erfüllen.

Bedeutet allerdings auch etwas programmierung.